De flesta verksamheter arbetar med digitaliseringen. Många börjar sin digitala resa i ett nytt digitalt verktyg och gör ofta stora ekonomiska investeringar, som man hoppas får stor effekt. Men blir det så? Nej ofta blir digitaliseringsprojekt dyra investeringar som genererar mycket frustration och lite nytta, vilket ofta beror på att man missade viktiga bitar på vägen.
Äntligen finns verktygen man väntat på men hur blir det bra investeringar?
Man investerar kanske i nya digitala verktyg eller automatiserar sin process. Ofta är man initialt entusiastisk över tekniska detaljer och vinsterna man räknar med genom effektiviseringen.
Men när man sedan frågar något år senare hur projekten gått, så har entusiasmen ofta falnat. Då brukar tonerna gå såhär:
- Vi är många som tycker det är krångligt. En stor del av personalen anammar inte den nya tekniken.
- Systemet krånglar, det gör att vi inte använder dem fullt ut utan kör flera system.
- De digitala verktygen vi använder är inte riktigt utformade för att passa vår verksamhet, så det går inte att använda dem som tänkt.
I de fallen blir effekten av investeringen inte alls den som man räknat med. Det blir en källa till frustration och man fick inte de ekonomiska effekterna man hoppats på. Man har fokuserat på tekniska detaljer utan att göra en hållbar digitalisering.
1. Glömmer definiera sin vision
Problemet är ofta att man missat att göra ett ordentligt förarbete.
När man skall digitalisera sin verksamhet måste man börja med att se hela verksamheten i ett större perspektiv.
- Vad vill vi leverera till våra kunder i ett längre perspektiv, om 5-7 år?
- Vad tror vi kommer vara attraktivt då?
- Vad tror vi kommer slå?
- Vad tror vi kommer försvinna?
- Man behöver definiera sin vision.
4. Missade att definiera detaljerna i vad vi ville ha
Ofta kommer man nå sina mål snabbare genom ett flertal digitaliseringsprojekt. Gör då ett bra grundarbete som involverar de som skall använda de nya verktygen. Låt dem få göra en önskelista och utvärdera med högt i tak hur man kan förenkla processen.
Sondera marknaden efter olika system, prata med användare av systemen, testa dem noggrant och involvera de framtida användarna. Definiera noggrant i detalj hur ni vill att de nya verktygen skall fungera i en detaljerad punktformad kravspecifikation.
I dialogen med tänkbara leverantörer, prata detaljer och undersök ordentligt så du inte lämnar viktiga delar till slumpen.
Här är vanligt att man har för bråttom och missar viktiga delar som har stor betydelse för verksamheten. Det kan skapa stora problem senare.
5. Missade budgetera för extra tid och mer-kostnader
I er budget och tidsplanering måste finnas utrymme för att ni missat delar som behöver justeras för att passa er. Det kommer också finnas barnsjukdomar i systemet och det kommer bli diskussioner med er leverantör om saker ni tycker är bristfälliga. Detta behöver ni ta höjd för, och ni behöver räkna med att lägga tid på att testa systemet så det fungerar som tänkt. Ni behöver ha ekonomiska resurser att åtgärda det ni missat. Så budgetera för:
a) extra tidsåtgång för buggar och eventuella misstolkningar mellan er och leverantör.
b) extra kostnader för åtgärder av sådant ni ser att ni behöver komplettera.
6. Personalen
En del av personalen kommer med största sannolikhet inte gilla nyheterna, de kommer föredra att vara kvar i sina gamla verktyg.
Dessa behöver tid på sig och små steg av förändringar i lagom takt. Involvera och engagera dem tidigt i processen så de blir delaktiga.
De kommer också behöva mycket utbildning och stöd, för att lära sig och acceptera det nya systemet. Budgetera för utbildningsinsats och mycket stöd till medarbetarna så de känner att systemet finns för att hjälpa dem, inte stjälpa dem. De behöver vara med på tåget och involverar du dem för sent utan stort engagemang kommer tåget gå utan dem.
Nu har du lagt grunden för en hållbar digitalisering.
Körde du fast på vägen?
Hör av dig till oss så hjälper vi dig
info@arnfjordenwadstrom.se eller
ring 070-6096500.
Arnfjorden Wadström AB - Konsulter som hjälper verksamheter till en hållbar Digitalisering